Gli operatori turistici utilizzano i sistemi di prenotazione per gestire le prenotazioni e il personale, accettare i pagamenti, aumentare le vendite e ampliare la distribuzione. Sono diventati un elemento tecnologico essenziale per molte aziende di viaggi per tracciare e analizzare i progressi della loro attività. Tuttavia, Arival stima che quasi la metà degli operatori non utilizza un sistema di prenotazione. Ecco perché gli operatori turistici dovrebbero utilizzare un sistema di prenotazione.
Vendite online
I sistemi di prenotazione sono stati creati per la maggior parte dei settori turistici per consentire le vendite online. Sebbene sia possibile vendere online e attraverso le agenzie di viaggio online (OTA) anche senza, è molto più facile utilizzare un sistema di prenotazione. La tecnologia è progettata per organizzare in modo efficiente l’inventario e le vendite, eliminando gran parte del lavoro manuale necessario.
Un sistema di prenotazione si collega al tuo sito web, alle OTA, ai distributori e ai rivenditori, ai tuoi uffici e ai venditori ambulanti. Ogni vendita e cancellazione effettuata viene aggiornata automaticamente e immediatamente nel sistema. In questo modo si riducono gli errori, si velocizzano tutti i processi e si facilita l’analisi delle informazioni. Il sistema di prenotazione è la tua unica fonte di verità.
Ad esempio, poiché un sistema di prenotazione tiene traccia di ogni prenotazione e cancellazione, sa esattamente quanti posti sono ancora disponibili per la vendita. Una volta raggiunto il limite per un tour, le vendite di quel viaggio verranno automaticamente chiuse su tutti i canali. Questo si chiama disponibilità live ed è uno strumento che le OTA vogliono che gli operatori utilizzino. La disponibilità in tempo reale pone fine all’overbooking e all’aggiornamento manuale.
distribuzione
La distribuzione consiste nel vendere i tuoi prodotti in luoghi diversi, ad esempio attraverso un’agenzia di viaggi online. Per la maggior parte dei tour operator, le capacità di distribuzione di un sistema di prenotazione soddisfano le loro esigenze e garantiscono le vendite attraverso le principali OTA. Alcuni operatori potrebbero aver bisogno di uno strumento aggiuntivo per ampliare il numero di canali di vendita. Questo si chiama channel manager.
Ogni OTA ha un modo per comunicare con un sistema di prenotazione chiamato API. Si tratta di un tubo attraverso il quale passano informazioni specifiche, come le nuove prenotazioni, i posti disponibili e i dettagli del pagamento. Le informazioni che cambiano meno frequentemente, come le descrizioni dei tour e le foto, saranno aggiornate attraverso la extranet o il portale di un’OTA.
I sistemi di prenotazione avranno anni di esperienza nella creazione di strumenti per queste API e alcuni lavoreranno a stretto contatto con le OTA per fornire il miglior servizio possibile, come ad esempio il coinvolgimento di Palisis Premium nel GetYourGuide Connectivity Partner Program.
Gestione dei pagamenti
Una gestione sicura e protetta dei pagamenti è essenziale quando si accettano pagamenti online e offline e si archiviano le informazioni dei clienti. È importante fare domande al fornitore di una piattaforma di prenotazione prima di prendere una decisione.
Tutte le connessioni al tuo sito web, alle OTA e ai distributori devono essere sicure, ben curate e regolarmente aggiornate. Sebbene ci si debba aspettare che un sito web sia sicuro nel 2024, ci sono ancora operatori che lavorano senza le adeguate misure di sicurezza. I database del sistema di prenotazione devono essere criptati e accessibili solo da te e dai membri del tuo staff di fiducia.
Non tutti i sistemi di prenotazione forniranno dispositivi collegati al punto vendita da utilizzare in strada e negli uffici di vendita. Tuttavia, per poter ricevere pagamenti con carte di credito e di debito, questi devono soddisfare tutti gli standard pertinenti, come il PCI. I dispositivi POS connessi possono anche ridurre il rischio di frode da parte di un membro del personale, poiché tutti i pagamenti sono immediatamente collegati a un prodotto nel sistema e viene fornita una ricevuta stampata. In questo modo si riduce il rischio che qualcuno faccia la cresta.
Analisi
Per far crescere la tua attività, devi sapere cosa funziona e cosa no. A volte è necessario poterlo vedere in dettaglio. I sistemi di prenotazione per operatori turistici e di esperienze sono specializzati nel fornire gli strumenti per queste analisi.
Grafici, diagrammi e informazioni di alto livello saranno inclusi nella tua dashboard non appena effettuerai il login. Questo include i volumi di vendita, i canali, i prodotti e le sedi. Sarà possibile approfondire ognuno di questi aspetti utilizzando una serie di criteri e fattori, come la data, il luogo e il venditore, per analizzare perché qualcosa sta funzionando o meno.
Poiché le informazioni del sistema di prenotazione vengono aggiornate in tempo reale, il sistema può reagire rapidamente ai cambiamenti. Ad esempio, ogni dispositivo portatile del punto vendita è dotato di un localizzatore GPS. Se all’improvviso uno di loro inizia a registrare un forte aumento delle vendite, puoi inviare un altro addetto alle vendite per approfittare della situazione, assicurandoti che il tuo staff non venga sopraffatto mentre ogni cliente può acquistare il proprio biglietto.
Personale e trasporti
I sistemi di prenotazione di fascia più alta contengono funzioni pensate per aiutarti a gestire il personale, le attrezzature e i veicoli. Molti sistemi di questo tipo sono specializzati in una determinata area del settore dei tour e delle esperienze e hanno costruito strumenti specifici per quel mercato.
Ad esempio, è possibile creare dei turni per coprire automaticamente ogni viaggio. Se è necessario un tour extra o se ne viene cancellato uno, è facile spostare le risorse in modo da coprire tutto.
Se vai a prendere gli ospiti dai loro hotel, puoi generare percorsi per gli autisti e fornire agli ospiti un orario preciso. La gestione dei veicoli è un’altra caratteristica che gli operatori più grandi spesso richiedono per garantire che ogni autobus o auto sia nella posizione corretta per fornire il trasporto per le attività.
I venditori possono essere incentivati fornendo dettagli accurati e in tempo reale sui loro obiettivi e sulle loro commissioni. Questi possono essere impostati nel sistema, che comunica con il dispositivo utilizzato dall’addetto alle vendite.
Dispositivi
C’è stato un netto aumento dei consumatori che prenotano le loro esperienze online. Tuttavia, molti entreranno in un ufficio alla ricerca di un tour o acquisteranno per strada mentre stanno visitando la tua destinazione. Le visite a piedi non scompariranno mai per molti operatori turistici.
Per elaborare queste vendite in modo più efficiente sono disponibili diversi dispositivi per il punto vendita. Questi includono chioschi portatili, desktop e self-service. Ognuno di essi sarà collegato direttamente al sistema di prenotazione e il tuo inventario sarà aggiornato automaticamente ad ogni vendita.
I dispositivi POS prelevano le informazioni dal sistema. I dettagli di ogni tour possono essere mostrati al cliente e gli aggiornamenti e gli extra possono essere venduti facilmente grazie al flusso di cassa che hai impostato. Questo può essere unico per ogni prodotto. Le immagini ad alta risoluzione possono essere visualizzate per ispirare il cliente su tutti i dispositivi. Ognuno di essi è progettato per accettare pagamenti con carta in modo rapido e sicuro, mentre le frodi sono ridotte con i pagamenti in contanti perché ogni vendita viene tracciata automaticamente.