Reiseveranstalter nutzen Reservierungssysteme, um Buchungen und Personal zu verwalten, Zahlungen entgegenzunehmen, den Umsatz zu steigern und den Vertrieb zu erweitern. Sie sind für viele Reiseunternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Technologie geworden, um den Fortschritt ihres Geschäfts zu verfolgen und zu analysieren. Arival schätzt jedoch , dass fast die Hälfte der Betreiber kein Buchungssystem verwenden. Hier erfahren Sie, warum Reiseveranstalter ein Reservierungssystem verwenden sollten.
Online-Verkauf
Reservierungssysteme wurden für die meisten Reiseveranstalter entwickelt, um den Online-Verkauf zu ermöglichen. Es ist zwar möglich, online und über Online-Reisebüros (OTAs) ohne ein solches System zu verkaufen, aber es ist viel einfacher, wenn ein Buchungssystem verwendet wird. Die Technologie ist darauf ausgelegt, den Bestand und den Verkauf effizient zu organisieren und einen Großteil der erforderlichen manuellen Arbeit zu beseitigen.
Ein Reservierungssystem stellt die Verbindung zu Ihrer Website, zu OTAs, Distributoren und Wiederverkäufern, zu Ihren Front- und Back-Offices und zu Ihren Außendienstmitarbeitern her. Jeder Verkauf und jede Stornierung wird automatisch und sofort im System aktualisiert. Dies reduziert Fehler, beschleunigt alle Ihre Prozesse und erleichtert die Analyse der Informationen. Das Reservierungssystem ist Ihre einzige Quelle der Wahrheit.
Da ein Reservierungssystem zum Beispiel jede Buchung und Stornierung verfolgt, weiß es genau, wie viele Plätze noch zu verkaufen sind. Sobald das Limit für eine Reise erreicht ist, werden die Verkäufe für diese Reise automatisch über alle Kanäle geschlossen. Dies wird als Live-Verfügbarkeit bezeichnet und ist ein Instrument, das die OTAs von den Betreibern nutzen möchten. Die Live-Verfügbarkeit macht Schluss mit Überbuchungen und manuellen Aktualisierungen.
Verteilung
Vertrieb bedeutet, dass Sie Ihre Produkte an verschiedenen Orten verkaufen, z.B. über ein Online-Reisebüro. Für die meisten Reiseveranstalter reichen die Vertriebsmöglichkeiten eines Reservierungssystems aus, um ihren Bedarf zu decken und den Verkauf über die wichtigsten OTAs zu gewährleisten. Einige Betreiber benötigen möglicherweise ein zusätzliches Tool, um die Anzahl der Kanäle, über die sie verkaufen können, zu erweitern. Dies wird als Kanalmanager bezeichnet.
Jeder OTA verfügt über einen Weg, mit einem Reservierungssystem zu kommunizieren, der als API bezeichnet wird. Dies ist ein Rohr, durch das bestimmte Informationen fließen, z. B. neue Buchungen, verfügbare Plätze und Zahlungsdetails. Informationen, die sich weniger häufig ändern, wie z.B. Reisebeschreibungen und Fotos, werden über das Extranet oder Portal eines OTAs aktualisiert.
Reservierungssysteme verfügen über jahrelange Erfahrung in der Entwicklung von Tools für diese APIs, und einige arbeiten eng mit den OTAs zusammen, um den bestmöglichen Service zu bieten, wie z.B. Palisis Premium Beteiligung am GetYourGuide Connectivity Partner Program.
Zahlungsabwicklung
Eine sichere Zahlungsabwicklung ist für die Annahme von Online- und Offline-Zahlungen und die Speicherung von Kundendaten unerlässlich. Es ist wichtig, dass Sie dem Anbieter einer Buchungsplattform Fragen dazu stellen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Alle Verbindungen zu Ihrer Website, zu OTAs und Händlern müssen sicher sein, gut gewartet und regelmäßig aktualisiert werden. Obwohl man erwarten sollte, dass eine Website im Jahr 2024 sicher ist, gibt es immer noch Betreiber, die ohne die richtigen Sicherheitsmaßnahmen arbeiten. Die Datenbanken des Reservierungssystems müssen verschlüsselt und nur für Sie und Mitarbeiter Ihres Vertrauens zugänglich sein.
Nicht alle Buchungssysteme bieten vernetzte Verkaufsgeräte für den Einsatz auf der Straße und in den Verkaufsräumen. Diese müssen jedoch alle relevanten Standards, wie z.B. PCI, erfüllen, um Kredit- und Debitkartenzahlungen entgegenzunehmen. Vernetzte POS-Geräte können auch das Risiko von Betrug durch einen Ihrer Mitarbeiter verringern, da alle Zahlungen sofort mit einem Produkt im System verknüpft werden und eine gedruckte Quittung erstellt wird. Dies verringert das Risiko, dass jemand den Gewinn abschöpft.
Analyse
Um Ihr Geschäft auszubauen, müssen Sie wissen, was funktioniert und was nicht. Manchmal müssen Sie dies bis ins kleinste Detail sehen können. Reservierungssysteme für Reise- und Erlebnisveranstalter sind darauf spezialisiert, die Werkzeuge für diese Analysen zu liefern.
Grafiken, Diagramme und Informationen auf höchster Ebene werden auf Ihrem Dashboard angezeigt, sobald Sie sich anmelden. Dazu gehören Umsatzvolumen, Vertriebskanäle, Produkte und Standorte. Es wird möglich sein, diese anhand einer Reihe von Kriterien und Faktoren wie Datum, Ort und Verkäufer aufzuschlüsseln, um zu analysieren, warum etwas funktioniert oder nicht.
Da die Informationen im Buchungssystem in Echtzeit aktualisiert werden, kann es schnell auf Änderungen reagieren. So ist zum Beispiel jedes Handheld-Kassengerät mit einem GPS-Tracker ausgestattet. Wenn einer der Verkäufer plötzlich einen starken Anstieg der Verkäufe meldet, können Sie einen weiteren Verkäufer abstellen, um die Situation auszunutzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht überfordert sind, während jeder Kunde sein Ticket kaufen kann.
Personal und Transport
Höherwertige Reservierungssysteme enthalten Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Mitarbeiter, Ausrüstung und Fahrzeuge helfen. Viele Systeme in diesem Bereich sind auf einen bestimmten Bereich der Reise- und Erlebnisbranche spezialisiert und haben Tools speziell für diesen Markt entwickelt.
So ist es beispielsweise möglich, Dienstpläne zu erstellen, um jede Reise automatisch abzudecken. Wenn eine zusätzliche Tour erforderlich ist oder eine Tour abgesagt wird, können Sie Ihre Ressourcen leicht umschichten, damit alles abgedeckt ist.
Wenn Sie Gäste von ihren Hotels abholen, können Sie Routen für die Fahrer erstellen und den Gästen eine genaue Zeitangabe machen. Die Fahrzeugverwaltung ist eine weitere Funktion, die größere Betreiber oft benötigen, um sicherzustellen, dass sich jeder Bus oder jedes Auto am richtigen Ort befindet, um den Transport für die Aktivitäten zu gewährleisten.
Vertriebsmitarbeiter können durch die Bereitstellung genauer Echtzeit-Details zu ihren Zielen und Provisionen incentiviert werden. Diese können im System eingestellt werden, das mit dem Gerät kommuniziert, das der Verkäufer verwendet.
Geräte
Die Zahl der Kunden, die ihre Erlebnisse online buchen, hat deutlich zugenommen. Dennoch werden viele in ein Büro gehen, um eine Besichtigung zu machen oder auf der Straße zu kaufen, während sie Ihr Reiseziel besuchen. Für viele Reiseveranstalter werden die Walk-ups nie verschwinden.
Um diese Verkäufe effizienter abwickeln zu können, stehen verschiedene Kassensysteme zur Verfügung. Dazu gehören Handheld-, Desktop- und Selbstbedienungs-Kioske. Sie sind direkt mit dem Buchungssystem verbunden, und Ihr Bestand wird bei jedem Verkauf automatisch aktualisiert.
Die POS-Geräte beziehen Informationen aus dem System. Details zu jeder Tour können dem Kunden angezeigt werden, und Upgrades und Extras lassen sich mit Hilfe eines von Ihnen eingerichteten Kassenablaufs leicht aufstocken. Dies kann für jedes Produkt einzigartig sein. Hochauflösende Bilder können auf allen Geräten angezeigt werden, um den Kunden zu inspirieren. Jedes dieser Systeme ist darauf ausgelegt, Kartenzahlungen schnell und sicher entgegenzunehmen. Bei Barzahlungen wird der Betrug reduziert, da jeder Verkauf automatisch nachverfolgt wird.