Ein Reservierungssystem ist eine der wichtigsten Technologien für jedes Unternehmen, das in der Reisebranche tätig ist. Es gibt sie in verschiedenen Formen und Größen, aber sie haben alle die gleiche Funktion: Sie erleichtern die Annahme und Verwaltung von Buchungen. Seit Ende des letzten Jahrzehnts sind sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Ausrüstung von Reise- und Aktivitätsveranstaltern geworden.
Was ist ein Reservierungssystem?
Der Zweck eines Reservierungssystems ist es, Ordnung in das Chaos zu bringen und Stift, Papier und Excel als Methode zur Verwaltung von Reisebuchungen zu ersetzen. Sie wurden speziell für diese Aufgabe entwickelt und existieren, weil Stift, Papier und Excel für einige Betreiber, selbst kleine, nicht ausreichen. Reservierungssysteme stellen eine Verbindung zu den meisten Vertriebskanälen her, organisieren diese Informationen, halten Sie mit Ihren Kunden in Kontakt und automatisieren viele Aufgaben, um Ihren Gästen ein nahtloses Buchungserlebnis zu bieten.
Einige Reservierungssysteme werden leicht und einfach sein. Diese sind so konzipiert, dass sie nur die wichtigsten Aufgaben ausführen, die ein Reiseveranstalter benötigt, wie z.B. die Annahme von Buchungen von einem Online-Reisebüro und einer Website.
Andere sind auf bestimmte Bereiche spezialisiert, wie z.B. Hop-on-Hop-off-Busse oder Bootstouren, und verfügen über eine ganze Reihe verschiedener Tools. Diese fungieren als eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Erfahrungen und ermöglichen es Ihnen, jeden Aspekt Ihres Geschäfts zu verwalten, einschließlich der Personalbesetzung, der dynamischen Preisgestaltung und der Bereitstellung von Geräten für den Verkauf. Solche Buchungssysteme zeichnen sich auch durch ein hohes Maß an Kundenservice und die Fähigkeit aus, sich an Ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen.
Diese Systeme sind unter einigen verschiedenen Namen bekannt. Man kann sie als Buchungssysteme, Reservierungstechnologie oder Res-Tech bezeichnen, wenn Sie zur Arival-Gruppe gehören. Es gibt keinen Unterschied zwischen diesen beiden. Es kommt nur darauf an, wie ein Unternehmen oder ein Technologieanbieter sie nennt.
Reservierungssysteme sollen Ihnen helfen, Ihr Geschäft zu vergrößern. Sie tun dies, indem sie den Online- und persönlichen Buchungsprozess für die Kunden rationalisieren, was den Umsatz steigern sollte. Sie werden auch die Effizienz steigern, indem sie viele Prozesse automatisieren und die Wartezeit der Kunden verkürzen. Das System stellt außerdem alle Daten, die Sie haben, in gemeinsamen und leicht anpassbaren Tabellen und Diagrammen dar, damit Sie Chancen und Probleme schnell erkennen können.
Was macht ein Reservierungssystem?
Buchungen rationalisieren
Ein Reservierungssystem rationalisiert Ihren Buchungsprozess und hält alles an einem Ort. Zahlungen werden sicher und schnell abgewickelt. Bei den Anbietern von POS-Geräten wird jede Buchung automatisch in Ihre Datenbank aufgenommen, ebenso wie die Buchungen, die über Ihre Website und Online-Reisebüros eingehen. Online-Buchungen erfassen alle Informationen, die Sie benötigen.
Verbindungen zu Online-Reisebüros
Die meisten Buchungssysteme haben Verbindungen zu den wichtigsten Online-Reisebüros. Diese ermöglichen Ihnen den Verkauf und die Aktualisierung Ihrer Produkte über die größten Vertriebskanäle für Touren und Aktivitäten, wie GetYourGuide, Expedia und Hotelbeds. Reisende können sofort buchen, Zahlungen werden automatisch abgewickelt, und alle Änderungen, die Sie im System vornehmen, werden automatisch auf dem OTA geändert. Diejenigen, die die Vertriebsreichweite ihres Unternehmens noch weiter ausdehnen möchten, sollten sich die Möglichkeiten ansehen, die ein Channel Manager bietet.
Effizientes All-in-One-Management
Sobald eine Buchung getätigt wurde, werden diese Informationen zu allen relevanten Orten hinzugefügt. Wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Plätzen zu verkaufen haben, reduziert eine Buchung die Anzahl der verfügbaren Plätze über alle Verkaufskanäle. Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails werden an den Gast geschickt, ohne dass es zu Problemen kommt. Die Informationen werden sofort den entsprechenden Dashboards zur Analyse hinzugefügt. Die Rechnungsstellung erfolgt automatisch, wobei der korrekte Provisionssatz berechnet wird. Es gibt weniger Fehler zu beheben, und die Mitarbeiter können in produktiveren Bereichen eingesetzt werden.
Da ein Reservierungssystem alle Informationen Ihres Unternehmens enthält und Ihre einzige Quelle der Wahrheit ist, erleichtert es Ihnen auch die Analyse dieser Informationen. Sie erhalten damit grafische Darstellungen Ihrer Umsätze, Margen, Standorte und alles, was Sie sonst noch benötigen. Sie können diese Daten aufschlüsseln, um Trends, Chancen und Probleme zu erkennen.
Ihre Sicherheit und die Ihrer Kunden
Die Sicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden sollte bei Ihrem Buchungssystem oberste Priorität haben. Sie enthält alle Ihre Informationen, daher müssen Sie darauf vertrauen können, dass die Datenbank sicher ist. Es wird auch Ihre Zahlungen abwickeln, die zuverlässig, effizient und verschlüsselt sein müssen.
Für die Geeks: Eine Geschichte der Reservierungssysteme
Wie bei vielen anderen Reisetechnologien nutzten zuerst die Fluggesellschaften Reservierungssysteme, dann Züge und Hotels und schließlich auch Touren und Aktivitäten. Dafür gibt es gute Gründe: Geld, Verkaufsmethoden und die Natur der Branchen.
Das erste Reservierungssystem wurde 1946 von American Airlines entwickelt. Dies war Teil einer Expansionspolitik, bei der die größtmögliche Effizienzsteigerung im Vordergrund stand. Der Reservierer prüfte, ob ein Sitzplatz verfügbar war, aktualisierte das Manifest, wenn ein Sitzplatz gebucht oder storniert wurde, und erfasste die Passagierdaten. Es könnte die Flugdaten von zehn Tagen speichern.
Zuvor hatten sie auf Papier gearbeitet und mussten alles aus den Aktenschränken holen, aber jetzt konnten sie über einen Terminal auf alles zugreifen. Nach dem ersten Jahr könnte American Airlines täglich 200 Passagiere mehr abfertigen, mit 20 Mitarbeitern weniger, und alles könnte zentralisiert werden.
Bald wurde dieses System durch den Magnetronic Reservisor ersetzt, der eine deutliche Verbesserung darstellte und die Sitzplatzsuche in weniger als einer Sekunde ermöglichte. Die gespeicherten Informationen stiegen auf 2.000 Flüge über 31 Tage. In den frühen 50er Jahren erhielt das Büro von American Airlines täglich 45.000 Anrufe, um Flüge zu buchen. Das System wurde für andere Fluggesellschaften modifiziert, und größere Hotels und Bahngesellschaften begannen an die Tür zu klopfen.
Zur gleichen Zeit, als der Reservisor abhob, hatten die Amerikaner ihre ersten Jets in die Luft gebracht. Diese erhöhten sowohl die Geschwindigkeit als auch die Passagierkapazität. Der Reservisor war zwar ein Fortschritt, aber nicht gut genug, um dies zu bewältigen, und wie bei jeder neuen Technologie war er noch recht fehleranfällig. American Airlines begann die Zusammenarbeit mit dem Computerunternehmen IBM. Dies führte zu Sabre – dem ersten erfolgreichen computergesteuerten Reservierungssystem, das noch heute in Betrieb ist.
Die Geburt des globalen Vertriebssystems
Andere Fluggesellschaften begannen, ihre eigenen Systeme zu entwickeln. Mitte der 70er Jahre begannen sie, direkten Zugang zu Reisebüros zu gewähren, und das globale Vertriebssystem war geboren. Die wichtigsten Systeme neben Sabre sind Amadeus und Travelport. Zusammen wickeln sie Buchungen im Wert von Billionen von Dollar ab, und alle haben mit dem Vertrieb von Touren und Aktivitäten begonnen.
Als die Welt in den 90er Jahren online ging, wurde auch der Reiseverkauf erweitert. Im Jahr 1995 wurde das erste Online-Reisebüro (OTA) gegründet – das Internet Travel Network. Die Fluggesellschaften waren bereit, aber plötzlich hatten viele Hotels viel mehr Vertriebskanäle, als sie bewältigen konnten. Was bisher ein paar Anrufe von Agenten und die Aktualisierung des Hauptbuchs waren, wurde plötzlich komplizierter. Gäste können über einen OTA oder die Website des Hotels suchen und buchen.
Die großen Hotelketten hatten bereits ihre zentralen Reservierungssysteme entwickelt, aber die kleineren konnten das nicht. Technologie-Start-ups erkannten die Chance und sprangen ein, um die Lücke zu füllen. Im Handumdrehen konnte jedes Hotel alle Reservierungen von Expedia, Booking und der eigenen Website zentral verwalten und so Fehler vermeiden.
Reservierungssysteme für Reiseveranstalter
Obwohl Touren und Aktivitäten der drittgrößte Sektor der Reisebranche sind, dauerte es viel länger, bis er online ging. Es gibt weniger große Konzerne als im Transport- und Beherbergungsgewerbe; die meisten Anbieter betreuen weniger Gäste, und viele sind kleine Unternehmen. Gleichzeitig konnten sich die Reiseveranstalter noch viel länger auf Laufkundschaft, Empfehlungen und Partnerschaften mit Hotels sowie Buchungen über Agenturen und Destination Management Companies verlassen.
Einige Betreiber sahen jedoch die Notwendigkeit von Reservierungssystemen, die speziell für diesen Markt entwickelt wurden. Diese stellten die Verbindung zu den Websites der Reiseveranstalter und zu den neu entstehenden erlebnisorientierten OTAs und Marktplätzen her – auch wenn ein Großteil dieser Arbeit über ein Extranet abgewickelt wurde. TourCMS von Palisis war eines der ersten.